Elk bedrijf dat personeel in dienst heeft, is wettelijk verplicht om een preventiemedewerker aan te stellen. Deze medewerker speelt een cruciale rol in het bevorderen van de veiligheid en gezondheid binnen de organisatie. Een correct opgestelde aanstellingsbrief is hierbij essentieel, niet alleen om te voldoen aan de wettelijke eisen, maar ook om de verantwoordelijkheden en verwachtingen duidelijk te communiceren. In dit blogartikel lees je hoe je een effectieve aanstellingsbrief voor een preventiemedewerker opstelt.
Wettelijke vereisten
Volgens de Arbowet moet elke organisatie met medewerkers een preventiemedewerker aanstellen. Deze medewerker ondersteunt de werkgever bij het uitvoeren van het arbobeleid, met als doel het verbeteren van de arbeidsomstandigheden. De aanstellingsbrief moet de rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de preventiemedewerker duidelijk omschrijven. Dit document is niet alleen een formele bevestiging van de aanstelling, maar dient ook als referentie voor de taken die de preventiemedewerker gaat uitvoeren.
Stappenplan
Het opstellen van een aanstellingsbrief voor een preventiemedewerker omvat de volgende stappen:
- Identificeer de kandidaat: Bepaal wie binnen de organisatie de rol van preventiemedewerker op zich zal nemen. Idealiter is dit iemand met kennis van de werkprocessen en risico’s binnen het bedrijf.
- Definieer de rol en verantwoordelijkheden: Specificeer wat de taken van de preventiemedewerker zijn, zoals het adviseren over en toezicht houden op de arbeidsomstandigheden, het uitvoeren van risico-evaluaties en het ontwikkelen van preventieve maatregelen.
- Formuleer de aanstellingsbrief: Schrijf een duidelijke en beknopte brief waarin de aanstelling, de taken en de verantwoordelijkheden van de preventiemedewerker worden beschreven. Vermeld ook de duur van de aanstelling en eventuele specifieke projecten waar de preventiemedewerker aan zal werken.
- Voeg contactgegevens toe: Zorg dat in de brief duidelijk staat wie de directe leidinggevende is en hoe de preventiemedewerker deze kan bereiken.
- Ondertekening: Zowel de werkgever als de preventiemedewerker moeten de brief ondertekenen om de aanstelling officieel te maken.
Voorbeeld aanstellingsbrief
Geachte [Naam Preventiemedewerker],
Hierbij bevestigen wij uw aanstelling als preventiemedewerker bij [Naam Bedrijf] per [Datum]. In deze functie bent u verantwoordelijk voor het ondersteunen van het management bij de implementatie van ons arbobeleid en het bevorderen van de veiligheid en gezondheid op de werkvloer.
Uw specifieke taken omvatten:
- Het uitvoeren van risico-inventarisaties en -evaluaties.
- Het adviseren over verbeteringen in onze arbeidsomstandigheden.
- Het ontwikkelen en implementeren van preventieve maatregelen.
Deze aanstelling is geldig voor de duur van [specifieke periode] en kan worden verlengd na evaluatie van de resultaten.
Wij vertrouwen erop dat u deze rol met zorg en toewijding zult vervullen en kijken uit naar een succesvolle samenwerking.
Met vriendelijke groet,
[Handtekening Werkgever] [Naam en functie Werkgever]
Aanvullende tips
- Zorg ervoor dat de aanstellingsbrief bewaard wordt in het personeelsdossier van de medewerker.
- Communiceer de aanstelling van de preventiemedewerker ook aan de rest van het personeel, zodat iedereen weet bij wie ze terechtkunnen voor zaken betreffende veiligheid en gezondheid.
- Update de aanstellingsbrief regelmatig om wijzigingen in taken of verantwoordelijkheden weer te geven.
- Stel ook een ontruimingsplan op, wees goed voorbereid! Denk aan al het advies en ontruiming plannen die nodig zijn voor deze werknemer.
Conclusie
Een duidelijke aanstellingsbrief is essentieel voor de effectiviteit van de preventiemedewerker binnen jouw organisatie. Door het volgen van de bovengenoemde stappen kun je zorgen voor een correcte en functionele aanstelling, die niet alleen voldoet aan de wettelijke vereisten, maar ook bijdraagt aan een veiligere en gezondere werkomgeving. Voor meer informatie en ondersteuning, raadpleeg de Arbowetgeving of een specialist in arbeidsomstandigheden.
Wil jij nu zelf bloggen over jouw ervaringen en kennis? Neem dan contact met ons op!