Als secretaresse werk je vaak met lijsten, vragen en informatie die je moet verzamelen of verwerken. Denk aan aanmeldingen voor een vergadering, vragenlijsten voor collega’s of het bijhouden van voorkeuren. Microsoft Forms en Excel kunnen jou helpen om dit makkelijker te maken. Samen vormen ze een handig duo waarmee je snel werkt en duidelijk overzicht houdt.
Waarom Microsoft Forms handig is
Microsoft Forms is een online tool waarmee je zelf vragenlijsten maakt. Je kunt open en gesloten vragen toevoegen. Ook kun je mensen iets laten kiezen uit een lijst of een datum laten invullen. Het werkt snel en je hebt geen extra software nodig. Iedereen met een link kan jouw formulier invullen, zelfs zonder in te loggen. Dit maakt het makkelijk om snel veel reacties te verzamelen.
Zo maak je een vragenlijst in Forms
Je maakt in Forms microsoft eerst een nieuw formulier. Geef het formulier een titel. Daarna voeg je vragen toe. Je kiest zelf of je bijvoorbeeld een meerkeuzevraag wilt, een open vraag of een waardering met sterren. Je kunt ook instellen dat een vraag verplicht is. Zo weet je zeker dat je de informatie krijgt die je nodig hebt. Als je formulier klaar is, kopieer je de link en deel je die met collega’s of andere mensen.
De antwoorden automatisch in Excel
Wat microsoft forms extra handig maakt, is dat de antwoorden automatisch in een Excel-bestand komen te staan. Je hoeft dus niets over te typen. In Excel zie je alle gegevens onder elkaar. Elke rij is een reactie van één persoon. Je ziet ook wanneer iemand het formulier heeft ingevuld. Dit is fijn, want zo heb je alles netjes op één plek. Je kunt deze Excel openen in de browser of op je computer.
Hoe Excel je helpt met overzicht
In Excel kun je gemakkelijk sorteren en filteren. Stel dat je een formulier hebt gemaakt om lunchwensen te verzamelen voor een teamuitje. Dan kun je in Excel filteren op mensen die een dieet volgen. Of je kunt sorteren op naam, zodat je de lijst gemakkelijk kunt doorgeven aan de cateraar. Je kunt ook extra kolommen toevoegen. Bijvoorbeeld om aan te geven of iemand al heeft betaald of om notities toe te voegen.
Handige tips voor je werkdag
Werk je met terugkerende vragen, zoals elke maand een korte peiling of elke week een inschrijving? Dan kun je een bestaand formulier kopiëren in Forms. Je hoeft dan niet elke keer een nieuw formulier te maken. In Excel kun je ook meerdere tabbladen gebruiken als je verschillende lijsten wilt bijhouden, bijvoorbeeld per afdeling of per maand. Zo houd je alles netjes gescheiden.
Jij houdt de touwtjes in handen
Door Microsoft Forms en Excel samen te gebruiken, werk je overzichtelijk en gestructureerd. Je voorkomt fouten en bespaart tijd. Als secretaresse heb je vaak veel ballen in de lucht. Met deze hulpmiddelen zorg je ervoor dat informatie goed binnenkomt en makkelijk terug te vinden is. Zo houd jij het overzicht, ook als het druk is. Wanneer je nog meer wilt weten over de werkzaamheden van een secretaresse is het nuttig om een secretaresse vacature op te zoeken. Hier staat duidelijk in wat je kan verwachten en wat alle werkzaamheden zijn.